Hallitus
Pöytäkirja 17.04.2026/Pykälä 40

Hallitus 17.04.2026 § 40  

74/07.01.02/2026  

Valmistelija Hallinto- ja talousjohtaja Tervala Anu

Tiedon- ja asiakirjahallinnon järjestämistä käsitellään yhtymän hallintosäännön luvussa 8 (§ 43–45). Pykälän 43 mukaan hallitus vastaa mm. siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty hyvinvointiyhtymän eri tehtävissä. Hallitus on kokouksessaan 27.1.2023 § 7 nimennyt tiedonhallinnasta ja asiakirjahallinnasta vastaavat viranhaltijat (tietohallintojohtaja ja hallinto- ja talousjohtaja), joiden tehtävistä ja vastuista on määrätty hallintosäännön pykälissä 44 ja 45.

Tässä asiakohdassa on tarkoitus määrätä muista 43 §:ssä mainituista asiakirjahallintoon liittyvistä asioista, eli päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eAMS, AMS) yleisistä periaatteista (vahvistaminen käyttöön, laadinnan vastuut, sisältö, valvonta ja seuranta), sekä nimetä hyvinvointiyhtymän arkistonmuodostajat[1].

Yhtymän tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) on valmisteltu vuoden 2025 alusta alkaen, kun yhtymässä otettiin käyttöön Innofactorin D10-asianhallintajärjestelmä. ISLAB on ottanut käyttöön D10:iin liitetyn Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän (TOJ). TOSin valmistelussa on edetty hyvin, ja tavoitteena on saada sen ensimmäinen versio valmiiksi kesäkuun loppuun 2026 mennessä. Hallintosäännön mukaan tiedonohjaussuunnitelman hyväksyy asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtava viranhaltija eli hallinto- ja talousjohtaja.

Yhtymän arkistointi-/pitkäaikaissäilytysjärjestelmänä käytetään Canonin Therefore-järjestelmää, joka on Istekki Oy:n asiakkaitaan varten kilpailuttama, ja jonka tuen Istekki Oy järjestää. Järjestelmän käyttönimi on Istekki Arkisto. TOS voidaan siirtää myös Istekki Arkistoon. Manuaaliarkistoa varten ostetaan arkistotilaa Pohjois-Savon hyvinvointialueen keskusarkistosta.

Tällä hetkellä TOSista on käytössä sähköisessä toimintaympäristössä vain ne osiot, joita käsitellään asianhallintajärjestelmässä. Lisäksi ISLABilla on erillinen laboratoriotoiminnan TOS/AMS, jota ylläpidetään excel-tiedostona.

Käyttöön otettavan tiedonohjausjärjestelmän tehtäväluokat ja esitettävät tiedonohjaussuunnitelman yleiset periaatteet on esitetty liitteinä.

Esittelijä Toimitusjohtaja Felin Elina

Päätösehdotus

Päätös

[1] Yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta tai yksityinen henkilö, jonka toiminnasta on syntynyt tai syntyy yksi tai useampi arkisto.